Conseils Archives : Trier ses papiers administratifs

Archives
Le 23/04/2020

CONFINÉS, PROFITEZ-EN POUR TRIER !

Relevés bancaires, bulletins de salaire, allocations, factures … les documents administratifs sont nombreux et prennent, avec le temps, une grande place dans nos placards.

Il est parfois difficile de savoir ce que l’on doit garder ou ce que l’on peut éliminer.

Pour vous aider, le Centre de ressources Archives et Documentation de Caen la mer a conçu une fiche pratique intégrant informations, conseils et astuces.

FICHE PRATIQUE : cliquez ici

Les papiers administratifs sont l’ensemble des documents, papiers ou numériques, qui servent de preuve pour faire valoir vos droits. Il est donc essentiel de les garder en bon état durant plusieurs années (voire décennies pour certains).

Le site servicepublic.fr a dressé un tableau avec les durées de conservation de chaque type de document.

 

Voici quelques conseils sur les modalités de conservation :

  • Identifiez clairement vos documents et rangez-les dans des catégories cohérentes.
  • Favorisez les chemises en carton.
  • Evitez les pochettes plastiques dans les classeurs (avec le temps certains plastiques collent aux documents).
  • Evitez les trombones, agrafes, scotch et colle qui détériorent vos documents dans le temps.
  • Rangez les documents, par catégorie, dans des classeurs ou boites d’archives.
  • Pensez à ranger vos archives à l’abri de la poussière, de l’humidité et des rongeurs. Faites également attention aux sources de chaleur et aux endroits exposés à la lumière intense du soleil qui peuvent abimer vos documents.

D’un point de vue numérique, préférez les formats standards (.jpg ou .pdf par exemple) pour faciliter la lecture de vos documents dans quelques années. Pensez également à transférer vos fichiers sur des supports courants et facilement accessibles (certains supports comme la disquette ou les cassettes VHS ayant quasiment disparus, leur lecture devient très compliquée, voire impossible). 

Ces différents conseils valent pour les documents administratifs mais peuvent bien sûr s’appliquer aux archives personnelles (cartes, photos, etc …).

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